Firma elettronica per consulenti del lavoro: incarichi, deleghe e documenti dei dipendenti

Lo studio del consulente del lavoro sta nel mezzo: tra l'azienda cliente e i suoi dipendenti. Ogni assunzione, ogni accordo, ogni informativa passa dalle tue mani, ma la firma deve metterla qualcun altro, spesso in un'altra sede o su un altro turno. È il ruolo ideale per chi organizza le firme, a patto di sapere cosa si firma online e cosa no.

Prima i tuoi documenti: incarico, deleghe e mandati

Prima dei documenti dei clienti c'è il tuo. La lettera d'incarico definisce cosa fa lo studio (paghe, adempimenti, consulenza), cosa resta in capo all'azienda, il compenso e i tempi. Per le professioni ordinistiche la misura del compenso va resa nota al cliente in anticipo, per iscritto o in digitale, e un incarico firmato prima di iniziare è la tua tutela quando nasce una contestazione. Cosa scriverci è in come far firmare una lettera d'incarico . Spesso, nello stesso invio, va anche la nomina dello studio a responsabile del trattamento dei dati dei dipendenti.

Poi ci sono deleghe e mandati: il cliente che ti autorizza a rappresentarlo, a ricevere documenti, a trattare per suo conto. Quelle tra te e il cliente si firmano online come qualunque scrittura privata. Le deleghe verso enti pubblici e istituti, invece, hanno spesso moduli e canali propri stabiliti dall'ente: lì si seguono quelli.

I documenti dei dipendenti dei clienti

• Lettere di assunzione, con le informazioni sul rapporto e le clausole che la legge vuole per iscritto, come patto di prova e termine.
• Accordi di smart working, da stipulare per iscritto e comunicare al Ministero.
• Informative privacy per i dipendenti, con la prova di chi le ha ricevute e quando.
• Moduli per le detrazioni e scelta di destinazione del TFR: dichiarazioni del lavoratore che devono arrivare al datore complete e firmate.
• Presa visione di regolamenti e policy aziendali, dall'uso degli strumenti alle procedure interne.

Il quadro generale è in firma elettronica per HR , il lavoro agile in accordo di smart working . Una nota di onestà: per i patti che la legge vuole scritti a pena di nullità il livello di firma va scelto con cura. Con una firma elettronica semplice l'idoneità alla forma scritta la valuta il giudice; firma avanzata, qualificata e digitale la soddisfano per legge. Quale serve, lo dici tu al cliente.

Il consulente come regista

Qui la firma elettronica cambia il lavoro più che altrove. Prepari il modello una volta, lo mandi a datore e dipendente nell'ordine giusto, tieni il registro. Nessuno passa in studio, nessun foglio viaggia via chat.

• Un modello per tipo di documento, con i campi che cambiano: nome, codice fiscale controllato nel formato, data di inizio, livello, IBAN per lo stipendio.
• Una cartella per cliente, con i documenti visibili ai colleghi che lo seguono.
• L'ordine di firma: prima il datore di lavoro, poi il dipendente, o il contrario.
• I solleciti: un promemoria a chi non ha firmato e un avviso quando un documento resta fermo.

Quando lo stesso documento va a tutti i dipendenti di un cliente, come una nuova informativa, c'è l'invio massivo : ognuno riceve e firma la propria copia.

Cosa resta fuori: dimissioni e risoluzioni consensuali

Un confine da conoscere bene. Le dimissioni e le risoluzioni consensuali del rapporto di lavoro, salvo le eccezioni previste dalla legge, si fanno a pena di inefficacia con la procedura telematica del Ministero del Lavoro, sui moduli ufficiali: una lettera firmata, anche elettronicamente, non basta. Lo stesso vale per ogni atto per cui una norma impone una forma o un canale specifico, come spieghiamo in gli atti che richiedono una forma particolare .

Antiriciclaggio: un aiuto, non una scorciatoia

I consulenti del lavoro sono tra i professionisti obbligati dalla normativa antiriciclaggio, con i relativi obblighi di adeguata verifica. Una verifica dell'identità con documento aiuta a raccogliere e documentare chi è il cliente, ma non sostituisce quegli obblighi: identificazione, titolare effettivo, valutazione del rischio e conservazione restano quelli previsti dalla legge e dalle indicazioni del tuo Ordine. Un confronto utile è con la firma elettronica per commercialisti .

Con DOCUJET

Datore e dipendente firmano dal telefono senza account, con un codice usa e getta. Ogni PDF ha sigillo elettronico qualificato e marca temporale inclusi, e il registro completo di chi ha firmato, quando e da dove, da allegare alla pratica. La verifica dell'identità con documento è disponibile sui piani che la includono.

Gestisci le firme di molti clienti? Raccontaci come lavora il tuo studio: ti mostriamo modelli, cartelle e invio massivo sul tuo caso. Parla con il team →