Qué es la firma electrónica y cómo funciona

La firma electrónica es cualquier dato en formato electrónico que una persona usa para firmar: un nombre escrito, un clic en «Acepto», una firma trazada en una pantalla o una firma con certificado en un PDF. Lo que la hace fiable no es la imagen de una firma, sino la información que vincula a una persona, un documento y un momento. Esta guía explica la definición legal, qué pasa cuando firmas online, en qué se diferencia del certificado digital y cómo comprobar tú mismo el resultado.

La definición legal

En España se aplica la definición europea del artículo 3.10 del Reglamento eIDAS: «los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar». El firmante es siempre una persona física (artículo 3.9). La definición se sostiene sobre dos ideas: un vínculo con el documento y la intención de firmarlo.

Ejemplos de firma electrónica

• Un nombre escrito al pie de un correo electrónico.
• Una casilla «Acepto» marcada en una web o en una app.
• Una firma trazada con el dedo o con un lápiz en un móvil o una tableta.
• Una firma confirmada con un código de un solo uso enviado por correo o por SMS en una plataforma de firma.
• Una firma con certificado incrustada en un PDF, la que muchos llaman «firma digital».

Todos estos pueden ser firmas electrónicas. No pesan lo mismo como prueba: la diferencia está en lo bien que cada uno demuestra quién firmó, qué firmó y cuándo.

¿Para qué sirve la firma electrónica?

Sirve para dejar constancia de que aceptas un documento sin imprimirlo, firmarlo a mano y escanearlo: contratos con clientes y proveedores, presupuestos, pedidos, documentos de personal o consentimientos. Con un certificado electrónico, además, puedes hacer trámites por internet con la Administración y con entidades privadas, como presentar impuestos o recursos y firmar formularios oficiales.

Firma electrónica, firma digital y certificado digital

En España estas tres expresiones se mezclan a menudo, pero no significan lo mismo:

• Firma electrónica es el concepto jurídico: cualquiera de los ejemplos de arriba.
• Firma digital suele referirse a una técnica, la criptografía de clave pública: un certificado y una clave privada protegen los datos firmados, de modo que cualquier cambio posterior se detecta. No es uno de los tres niveles de eIDAS.
• Certificado digital o certificado electrónico es la credencial que vincula a una persona con los datos que permiten validar su firma y confirma, al menos, su nombre o seudónimo (artículo 3.14). Es lo que expide, por ejemplo, la FNMT.

¿Cómo se obtiene un certificado para firmar?

Para firmar tú con certificado, puedes pedir a la FNMT el certificado de persona física: es gratuito para cualquier ciudadano español o extranjero, mayor de edad o menor emancipado, con DNI o NIE. La FNMT ofrece cuatro formas de obtenerlo: con vídeo identificación, acreditando tu identidad en una oficina, con tu DNIe o desde tu dispositivo móvil. Con el certificado instalado, puedes firmar documentos con la aplicación Autofirma que ofrece el Gobierno.

Para que otras personas firmen tus documentos no hace falta que tengan un certificado: con una plataforma de firma les envías el documento y lo firman desde el navegador. Son herramientas distintas para necesidades distintas.

¿Cómo funciona la firma electrónica? Paso a paso

En la mayoría de las plataformas de firma, el proceso es este:

• Quien envía prepara el documento. Sube un PDF, coloca los campos de firma e introduce el correo o el teléfono de cada firmante.
• Quien firma recibe un enlace. Lo abre en el navegador, en el ordenador o en el móvil, sin instalar nada.
• Quien firma confirma quién es. Normalmente con un código de un solo uso por correo o SMS; en documentos de más riesgo, con la verificación de un documento de identidad.
• Quien firma, firma. Una acción explícita, como un clic o un trazo, deja constancia de su intención.
• La plataforma cierra el resultado. Calcula una huella digital del documento final (un hash, como SHA-256), aplica un sello basado en un certificado para que cualquier cambio posterior sea visible, añade un sello de tiempo y guarda un registro de auditoría de cada paso.

El resultado es un PDF firmado más las pruebas de cómo se firmó. Guarda las dos cosas: el PDF muestra qué se acordó, las pruebas muestran quién y cómo.

Qué hace fiable una firma electrónica

• Identidad. Un código de un solo uso vincula la firma a un número de teléfono o a un buzón de correo; la verificación de un documento de identidad la vincula a una persona.
• Intención. Quien firma hace un gesto deliberado sobre un documento que ha podido leer.
• Integridad. La huella y el sello muestran si ha cambiado un solo carácter después de la firma. Un sello electrónico cualificado disfruta de la presunción de integridad y de corrección del origen de los datos (artículo 35.2 eIDAS).
• Tiempo. Un sello cualificado de tiempo electrónico disfruta de la presunción de exactitud de la fecha y la hora que indica (artículo 41.2).

Los tres niveles de eIDAS, en breve

• Firma electrónica simple: cualquier firma electrónica, desde un nombre escrito hasta un clic confirmado.
• Firma electrónica avanzada: vinculada al firmante de manera única, permite identificarlo, se crea bajo su control exclusivo y está vinculada al documento de modo que cualquier cambio sea detectable (artículo 26).
• Firma electrónica cualificada: una firma avanzada creada con un dispositivo cualificado y basada en un certificado cualificado; tiene un efecto jurídico equivalente al de la firma manuscrita (artículo 25.2).

Cuál necesitas depende del documento y de la ley aplicable. Los tres tipos de firma electrónica tienen su propia guía, nivel por nivel.

¿Tiene validez legal la firma electrónica?

Sí. Según el artículo 25.1 del Reglamento eIDAS, no se le pueden negar efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba por ser electrónica o por no ser cualificada. En España, además, la LSSI reconoce a los contratos celebrados por vía electrónica todos los efectos previstos por el ordenamiento cuando concurren el consentimiento y los demás requisitos de validez (artículo 23.1). Cuándo hace falta una forma concreta y cuánto pesa una firma en un juicio lo explica nuestra guía sobre la validez legal de la firma electrónica con el Código Civil y la Ley de Enjuiciamiento Civil en la mano.

Cómo comprobar un PDF firmado

• En tu lector de PDF. El panel de firmas muestra quién firmó o selló el archivo y si se ha modificado después.
• Con VALIDe. El servicio del Gobierno de España permite validar documentos firmados electrónicamente en varios formatos y ver la información de sus firmas.
• Con la herramienta de la Comisión Europea. Su servicio de demostración DSS valida PDF firmados online, sin volver a la plataforma que los generó.
• Con DOCUJET. La página de verificación compara la huella del documento con una prueba pública anclada en la blockchain de Bitcoin: un complemento de la prueba legal, no un sustituto.

Firmar con DOCUJET

Con DOCUJET, quien firma no necesita cuenta ni instalar nada. Todos los planes registran quién ha firmado, cuándo y desde dónde. A partir del plan Starter, el documento firmado recibe además un sello electrónico cualificado y un sello de tiempo cualificado de Namirial, prestador cualificado de servicios de confianza, y los firmantes pueden confirmar con un código de un solo uso por SMS; desde el plan Business puedes añadir la firma electrónica avanzada (FEA) con verificación de identidad. DOCUJET no ofrece la firma electrónica cualificada. Si estás comparando costes, nuestra guía sobre el precio de la firma electrónica explica cómo cobran las plataformas.

Fuentes: Reglamento eIDAS, artículos 3, 25, 26, 35 y 41; Ley 34/2002 (LSSI), artículo 23; FNMT, certificado de persona física; Autofirma; VALIDe; Comisión Europea, demostración de validación DSS.

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