Tipos de firma electrónica: simple, avanzada y cualificada

El Reglamento eIDAS reconoce tres tipos de firma electrónica: simple, avanzada y cualificada, a menudo abreviadas como FES, FEA y FEC. Cada nivel se apoya en el anterior, y solo la cualificada tiene, por ley, un efecto jurídico equivalente al de la firma manuscrita en toda la Unión Europea. Aquí tienes qué exige cada uno según el Reglamento, dónde encajan el sello cualificado y el sello de tiempo, y cómo elegir.

De dónde salen los tres niveles

El Reglamento (UE) n.º 910/2014, conocido como eIDAS, define los tres niveles en su artículo 3, puntos 10 a 12, y fija los requisitos de la firma avanzada en el artículo 26. Se aplica en todos los Estados miembros desde el 1 de julio de 2016. El Reglamento (UE) 2024/1183 dejó intactas las tres definiciones y añadió al artículo 26 un apartado 2 que permite a la Comisión fijar normas de referencia para la firma avanzada: la firma que las cumpla se presumirá conforme. En España, la Ley 6/2020 regula determinados aspectos de los servicios de confianza y enlaza el Reglamento con la Ley de Enjuiciamiento Civil (artículo 3).

Firma electrónica simple (FES)

La definición de base es amplia: «los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar» (artículo 3.10). Un nombre escrito al pie de un correo, una casilla marcada, una firma trazada con el dedo en una pantalla o un clic confirmado con un código de un solo uso pueden ser firmas electrónicas en este sentido. El Reglamento no usa la palabra «simple»: es el nombre habitual de cualquier firma electrónica que no llega al nivel avanzado.

Sus efectos vienen del artículo 25.1: no se le pueden negar efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba por ser electrónica o por no ser cualificada. Su peso en un pleito depende de las pruebas que la rodean. En España, si la otra parte la impugna, quien la presenta puede proponer cualquier prueba útil, y si la autenticidad no queda clara el tribunal la valora según las reglas de la sana crítica (artículo 326.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil).

Firma electrónica avanzada (FEA)

El artículo 26 fija cuatro requisitos. Una firma electrónica avanzada debe:

• estar vinculada al firmante de manera única;
• permitir la identificación del firmante;
• haber sido creada con datos de creación de firma que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo;
• estar vinculada con los datos firmados de modo que cualquier modificación ulterior sea detectable.

El Reglamento no impone una tecnología. Las plataformas de firma online suelen combinar una identificación fiable de quien firma (como la verificación de su documento de identidad), un paso de firma bajo su control (como un código de un solo uso) y una protección criptográfica del documento terminado. En una disputa, los cuatro requisitos se demuestran con pruebas: por eso importa que la plataforma guarde cómo se identificó y firmó cada persona.

Firma electrónica cualificada (FEC)

Una firma electrónica cualificada es una firma avanzada que cumple dos condiciones más (artículo 3.12): se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas y se basa en un certificado cualificado de firma electrónica. Ese certificado lo expide un prestador cualificado de servicios de confianza que figura en la lista de confianza de su país. El dispositivo puede ser una tarjeta o un token, o un dispositivo remoto gestionado por el prestador, de modo que quien firma no necesita llevar ningún hardware.

Según el artículo 25.2, una firma cualificada tiene un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita. Y si se basa en un certificado cualificado expedido en un Estado miembro, se reconoce como cualificada en todos los demás, una regla que estaba en el artículo 25.3 y desde 2024 figura en el artículo 24 bis.

En España mucha gente firma con un certificado electrónico, como el que la FNMT expide a las personas físicas, desde aplicaciones como Autofirma. Que esa firma sea cualificada depende de las dos condiciones de arriba: un certificado cualificado y un dispositivo cualificado. Para saber qué certificado hay detrás de una firma, el servicio VALIDe del Gobierno permite validar documentos firmados y ver la información de sus firmas.

Sellos y sellos de tiempo: no son firmas, pero cuentan

En español, la palabra «sello» aparece en dos servicios de confianza distintos. Conviene no confundirlos con la firma, ni entre sí:

• Sello electrónico. Lo crea una persona jurídica, no una persona física, para garantizar el origen y la integridad de unos datos (artículo 3, puntos 24 y 25). Un sello electrónico cualificado disfruta de la presunción de integridad de los datos y de corrección de su origen (artículo 35.2).
• Sello de tiempo electrónico. Vincula unos datos con un instante concreto y prueba que existían en ese momento (artículo 3.33). Un sello cualificado de tiempo electrónico disfruta de la presunción de exactitud de la fecha y hora que indica y de la integridad de los datos (artículo 41.2).

Un sello cualificado aplicado por una plataforma protege el documento; no convierte la firma de quien firma en una firma cualificada. Responden a preguntas distintas: la firma dice quién aceptó; el sello y el sello de tiempo, que el documento no ha cambiado desde entonces, y cuándo.

¿Qué nivel para qué documento?

Contratos del día a día sin requisitos de forma

Presupuestos, pedidos, acuerdos de confidencialidad, contratos de servicios, consentimientos o aprobaciones internas: en general rige la libertad de forma del artículo 1278 del Código Civil, y una firma simple respaldada por un buen registro de auditoría suele ser proporcionada al riesgo. Un sello y un sello de tiempo cualificados facilitan probar la integridad y la fecha.

Más valor en juego, o alguien a quien no conoces

Cuando el riesgo es que alguien diga después «no fui yo», el punto débil es la identidad. Una firma avanzada con verificación del documento de identidad está pensada para cubrirlo.

Documentos que la ley reserva a otra forma

Donde la ley exige documento público, hace falta un notario; donde una norma exige firma cualificada, ningún nivel inferior sirve. Comprueba las reglas que se aplican al documento antes de enviarlo: la guía sobre la validez legal de la firma electrónica en España repasa esos casos.

Errores frecuentes

• Llamar «firma digital» a cualquier firma electrónica. En el habla común suele designar la firma con certificado; no es uno de los tres niveles de eIDAS.
• Pegar la imagen de una firma y darla por avanzada. Una imagen pegada en un PDF, por sí sola, no permite detectar los cambios posteriores, que es uno de los requisitos del artículo 26.
• Guardar el PDF pero no las pruebas. Con firmas simples y avanzadas, el registro de auditoría es lo que demuestra quién firmó y cómo.

Los niveles en DOCUJET

Todos los planes de DOCUJET ofrecen firma electrónica simple con registro de quién ha firmado, cuándo y desde dónde. A partir del plan Starter, los firmantes pueden confirmar con un código de un solo uso por SMS, y el documento firmado recibe un sello electrónico cualificado y un sello de tiempo cualificado de Namirial, prestador cualificado de servicios de confianza. Desde el plan Business puedes activar la firma electrónica avanzada (FEA) con verificación de identidad. DOCUJET no ofrece la firma electrónica cualificada. Para una introducción más sencilla, tienes una explicación de qué es la firma electrónica paso a paso, y todos los planes están en la página de precios de DOCUJET.

Fuentes: Reglamento eIDAS, artículos 3, 25, 26, 35 y 41; Reglamento (UE) 2024/1183, artículos 24 bis y 26.2; Ley 6/2020, artículo 3; Ley de Enjuiciamiento Civil, artículo 326; Código Civil, artículo 1278; listas de confianza de la UE; FNMT, certificado de persona física; Autofirma; VALIDe.

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