Einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur?

Das europäische Recht kennt drei Stufen der elektronischen Signatur: die einfache (EES), die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte (QES). Sie unterscheiden sich darin, wie sicher der Unterzeichner identifiziert ist, wie fest die Signatur mit dem Dokument verbunden ist und welche Rechtswirkung das Gesetz an sie knüpft. Hier lesen Sie, was die eIDAS-Verordnung tatsächlich verlangt, wie das deutsche Recht daran anschließt und welche Stufe zu welchem Dokument passt.

Woher die drei Stufen kommen

Die Begriffe stehen in Artikel 3 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014, kurz eIDAS: Nummer 10 definiert die elektronische Signatur, Nummer 11 die fortgeschrittene, Nummer 12 die qualifizierte. Das Wort „einfach“ kommt in der Verordnung nicht vor. Es ist der übliche Name für jede elektronische Signatur, die nicht fortgeschritten ist. Die Verordnung gilt in Deutschland unmittelbar; ergänzt wird sie durch das Vertrauensdienstegesetz (VDG), nach dem die Bundesnetzagentur die Aufgaben der Aufsichtsstelle für Signaturen, Siegel und Zeitstempel wahrnimmt (§ 2 VDG).

Einfache elektronische Signatur (EES)

Als elektronische Signatur definiert Art. 3 Nr. 10 eIDAS „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet“. Die Schwelle ist niedrig. Beispiele:

• der getippte Name unter einer E-Mail;
• ein Häkchen und ein Klick auf „Unterschreiben“;
• eine mit dem Finger auf dem Bildschirm gezeichnete Unterschrift;
• die Bestätigung mit einem Einmalcode per SMS oder E-Mail.

Rechtlich darf ihr die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein wegen der elektronischen Form abgesprochen werden (Art. 25 Abs. 1). Welches Gewicht sie hat, entscheidet das Gericht nach freier Überzeugung (§ 286 ZPO). Für Verträge ohne Formvorschrift genügt sie, für die gesetzliche Schriftform nicht.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur muss nach Art. 26 eIDAS vier Anforderungen erfüllen:

• Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet.
• Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners.
• Sie wird mit Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann.
• Sie ist so mit den unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung erkannt werden kann.

In der Praxis heißt das: Der Unterzeichner wird identifiziert, zum Beispiel durch die Prüfung seines Ausweises, und die Signatur wird kryptografisch mit dem Dokument verknüpft, sodass jede spätere Änderung auffällt. Seit der Änderung von 2024 kann die Kommission Referenzstandards für die FES festlegen; erfüllt eine Signatur diese Standards, wird vermutet, dass sie den Anforderungen genügt (Art. 26 Abs. 2).

Im deutschen Recht hat die FES keine eigene Formwirkung: Sie ersetzt die gesetzliche Schriftform nicht. Vor Gericht unterliegt sie der freien Beweiswürdigung, bringt aber genau die Nachweise mit, auf die es dort ankommt: wer unterschrieben hat und ob das Dokument unverändert ist.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die QES ist nach Art. 3 Nr. 12 eIDAS eine fortgeschrittene Signatur, die von einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht. Dieses Zertifikat stellt ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter aus, der vorher die Identität der Person überprüft (Art. 24 Abs. 1). Die Signaturerstellungseinheit kann eine Signaturkarte sein oder eine Einheit, die ein Vertrauensdiensteanbieter im Namen des Unterzeichners verwaltet; dann spricht man von einer Fernsignatur.

Die QES hat nach Art. 25 Abs. 2 eIDAS die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift, und sie wird in allen Mitgliedstaaten als qualifiziert anerkannt (Art. 24a). In Deutschland ist sie der Schlüssel zur elektronischen Form des § 126a BGB, und § 371a ZPO knüpft an sie den Anschein der Echtheit. Anbieter finden Sie in den EU-Vertrauenslisten, die der Trusted List Browser der Kommission nach Ländern durchsuchbar macht.

Siegel und Zeitstempel: keine Signaturen, aber wichtig

Ein elektronisches Siegel ist das Gegenstück zur Signatur für Organisationen: Siegelersteller ist eine juristische Person (Art. 3 Nr. 24), und das Siegel soll Ursprung und Unversehrtheit von Daten sicherstellen (Art. 3 Nr. 25). Für ein qualifiziertes elektronisches Siegel gilt die Vermutung der Unversehrtheit der Daten und der Richtigkeit ihrer Herkunftsangabe (Art. 35 Abs. 2). Ein elektronischer Zeitstempel weist nach, dass Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt vorhanden waren (Art. 3 Nr. 33); beim qualifizierten Zeitstempel wird die Richtigkeit von Datum und Uhrzeit vermutet (Art. 41 Abs. 2).

Ein Siegel ersetzt keine Signatur. Es zeigt, von welcher Organisation ein Dokument stammt und dass es nicht verändert wurde, nicht aber, dass eine bestimmte Person zugestimmt hat.

Welche Stufe für welches Dokument?

Verträge ohne Formvorschrift

Angebote, Aufträge, Dienstleistungsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen: Hier genügt rechtlich die EES. Entscheidend ist, was Sie im Streitfall vorlegen können. Ein lückenloses Protokoll der Unterzeichnung macht aus einer einfachen Signatur einen brauchbaren Beweis; bei hohen Beträgen oder einer Gegenseite, die Sie nicht kennen, ist die FES mit Identitätsprüfung die vorsichtigere Wahl.

Textform

Verlangt das Gesetz nur Textform (§ 126b BGB), braucht es überhaupt keine Unterschrift: Eine lesbare Erklärung mit dem Namen des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger reicht.

Gesetzliche Schriftform

Hier führt elektronisch nur die QES zum Ziel (§ 126a BGB), etwa bei der Befristung eines Arbeitsvertrags (§ 14 Abs. 4 TzBfG), sofern das Gesetz die elektronische Form nicht ausschließt.

Elektronische Form ausgeschlossen

Für die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB) oder die Bürgschaftserklärung, wenn die Bürgschaft für den Bürgen kein Handelsgeschäft ist (§ 766 BGB, § 350 HGB), hilft keine Stufe: Diese Erklärungen gehören auf Papier.

Häufige Missverständnisse

• „Schriftform heißt immer QES.“ Nur die gesetzliche Schriftform. Für eine vertraglich vereinbarte Schriftform genügt, soweit nichts anderes gewollt ist, die telekommunikative Übermittlung (§ 127 Abs. 2 BGB).
• „Mit einer QES lässt sich alles unterschreiben.“ Nicht, wo das Gesetz die elektronische Form ausschließt oder eine notarielle Beurkundung verlangt.
• „Digitale Signatur ist dasselbe wie QES.“ „Digitale Signatur“ bezeichnet meist eine Technik, die Signatur mit Schlüsselpaar und Zertifikat. Die rechtlichen Stufen kommen aus eIDAS.
• „Das Siegel ist die Unterschrift des Kunden.“ Das Siegel stammt von einer Organisation und schützt das Dokument; die Zustimmung gibt der Unterzeichner mit seiner Signatur.

Die Stufen bei DOCUJET

Jeder Tarif bietet die einfache elektronische Signatur mit einem Protokoll dazu, wer wann und von wo aus unterschrieben hat. Ab dem Tarif Starter bestätigen Unterzeichnende mit einem Einmalcode per SMS, und das unterzeichnete Dokument erhält ein qualifiziertes elektronisches Siegel und einen qualifizierten Zeitstempel von Namirial, einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. Ab dem Tarif Business steht die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) mit Identitätsprüfung zur Verfügung, mit Prüfung des Ausweisdokuments und des Gesichts. Eine QES bietet DOCUJET nicht an: Wo das Gesetz sie verlangt, ist DOCUJET nicht das richtige Werkzeug.

Was unsere FES im Einzelnen umfasst, fasst die Seite zu den Merkmalen der FES zusammen. Ob eine Signatur nach deutschem Recht ausreicht, zeigt unser Beitrag zur Frage, wann eine elektronische Signatur rechtsgültig ist und wann nicht. Alle Tarife finden Sie auf der Preisseite im Überblick.

Quellen: Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS), Art. 3, 24, 25, 26, 35, 41; Verordnung (EU) 2024/1183 (Art. 24a, Art. 26 Abs. 2); § 2 VDG; BGB § 126a, § 126b, § 127, § 623, § 766; § 350 HGB; § 14 TzBfG; ZPO § 286, § 371a; EU/EEA Trusted List Browser.

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