Firma elettronica o SPID? Quando usare cosa (e perché non è la stessa cosa)

"Facciamo firmare con SPID così è sicuro." Frase che si sente spesso e che mescola due cose diverse: SPID è un sistema di identità, la firma elettronica è un modo di sottoscrivere un documento. Si toccano, ma non sono sinonimi. E capire dove si incontrano evita di scegliere lo strumento sbagliato.

Cos'è davvero SPID

SPID è il Sistema Pubblico di Identità Digitale: credenziali che dimostrano chi sei quando accedi ai servizi della PA e di privati aderenti. Di per sé non firma nulla. È un fattore di identificazione forte, non una sottoscrizione.

La "firma con SPID"

Esiste però un servizio, disciplinato da AgID, che usa l'identità SPID per apporre una firma su un documento della PA. In quel contesto SPID diventa lo strumento con cui il firmatario viene identificato in modo qualificato prima di sottoscrivere. È pensato soprattutto per il rapporto cittadino–pubblica amministrazione, non per il flusso contrattuale B2B quotidiano.

La firma elettronica avanzata con OTP

DOCUJET lavora su un altro fattore: il firmatario riceve un link, verifica la propria identità con un codice usa e getta (OTP) via email o SMS e firma dal browser. Il codice lega la firma a un contatto e a un momento preciso, dentro un audit trail. È una firma elettronica avanzata ai sensi dell'art. 26 eIDAS: abbiamo tradotto i quattro requisiti in questo articolo , e sul perché quel codice conti in giudizio c'è il pezzo sull'OTP via SMS .

Quando usare cosa

• Pratica verso la PA che richiede SPID? Usa la firma con SPID: è lo strumento nato per quel canale.
• Contratto, preventivo, incarico, NDA verso clienti e fornitori? FEA con OTP: nessuna credenziale da avere, firma in due minuti, valore di scrittura privata.
• Serve certezza rafforzata su chi firma? Aggiungi la verifica documentale (KYC), come spieghiamo in questa guida .

L'errore da non fare

Pretendere SPID da ogni controparte per firmare un contratto commerciale significa escludere chiunque non lo abbia o non voglia usarlo per un rapporto privato. Per la stragrande maggioranza dei contratti d'impresa la FEA è giuridicamente adeguata e non chiede nulla al firmatario oltre a telefono ed email. Se ti confondono anche i termini "firma digitale" ed "elettronica", parti da la differenza che conta .

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